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Manual da comissão




Pensando nas boas práticas da comissão de formaturas, nós montamos para você um manual com informações importantes que a comissão de formatura deve ter em mente durante o processo. Então vamos lá:


  • Quem compõe a comissão?

A comissão é composta normalmente por 10% do número de alunos que irão se formar, deverão ser pessoas 100% engajadas com o projeto. Comprometimento e engajamento são fundamentais, afinal, são os integrantes da comissão que darão suporta para os demais formandos.

Os integrantes da comissão são como uma pequena empresa que representa os seus clientes, no caso, os demais formandos. São uma extensão da agência de formaturas dentro da faculdade, devendo sempre estar bem alinhados com todas as informações do projeto, representando os formandos frente as demandas deles junto a agência.

Os integrantes da comissão de formatura precisam entender que, foram eleitos através de votação dos demais formandos com o intuito de representa-los, após serem eleitos os membros da comissão, acontece a formalização da comissão, por meio de um estatuto.


  • Os principais desafios

Toda equipe de trabalho possui alguns desafios que devem ser superados e requerem muita atenção, quando se faz parte de uma comissão de formaturas não é diferente. O primeiro deles e talvez o mais primordial é o relacionamento com os formandos. Pode ser repetitivo, mas um dos principais desafios da comissão é o bom relacionamento com os formandos. Todos querem ter a festa com um pouco do seu jeito, cabe a comissão reunir-se com os formandos para ouvir opiniões e informa-los sobre o andamento do projeto e decisões tomadas. Lembre-se que os demais formandos também estão custeando o projeto e querem estar a par de todas as decisões, tanto quanto querem opinar nas escolhas.


O segundo desafio trata-se do planejamento e organização para cumprir as metas de vendas (adesões e extras). É papel da comissão cobrar e divulgar os prazos da adesão dos formandos, quanto maior for o número de adesão, maior será o orçamento da festa e consequentemente acarreta em novas possibilidades. Fique atendo aos insights dos demais formandos (o que eles querem? Quando estão dispostos a pagar? Quais tipos de evento eles querem?).


Por último e não menos importante, vem a questão do discernimento para a tomada de decisões de contratações juntamente com a agência. Nós sabemos que é empolgante fazer parte da tomada de decisões, principalmente no que diz respeito a contratações para o baile de formatura. Escolher o artista que vai tocar na sua festa, as bebidas do open bar, entre outros pontos que podem gerar uma animação instantânea. Mas fique atento, é importante pensar muito bem antes de tomar essas decisões. Avalie se o cachê e orçamento compensam par ao seu projeto, pense nas segundas e terceiras opções para que a escolha seja realmente a ideal para a sua festa. Nesse ponto escute com atenção as instruções da agência de formaturas, ela tem bastante experiência em contratar artistas e escolher fornecedores, certamente irá disponibilizar as melhores opções para vocês.


  • Dicas valiosas:

Uma sugestão que pode fazer toda diferença e ajudar na organização da comissão de formaturas é definir subdivisões, determinar responsabilidades individuais, onde cada membro fica responsável por cuidar de algum ponto específico, como:


- Roteiro e convite de luxo;

- Marketing (ações de relacionamento, divulgação e brindes para os formandos);

- Pré-eventos;

- Atrações;

- Decoração;

- A&B Alimentos e bebidas (buffet e open bar);

- Financeiro (acompanhamento de planilha, vendas e inadimplência)


Seguindo a linha de divisões, vale também criar metas individuais de adesões, onde cada integrante da comissão fica responsável por atingir uma meta mínima de adesões dos demais formandos. Estabeleça metas e prazos.


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