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Como funciona o roteiro do baile de formatura?


Então está chegando o dia do baile de formaturas e você não sabe muito bem o que vai acontecer e como será o passo a passo desse grande dia? Não se preocupe, nós vamos te ajudar.

Se você é membro da comissão de formatura, você fez parte de todo processo e deve imaginar como será a dinâmica no dia da festa. Algumas festas – geralmente as maiores – possuem um número grande de serviços que serão fornecidos no dia do baile de formatura e também uma quantidade razoável de atrações.

Na Foto Clique, nós montamos um roteiro a ser seguido, ele irá orientar todos os profissionais envolvidos na produção do evento, garantindo que tudo ocorra como o esperado


Em que momento entra tal atração musical? Que horas é servido jantar? E aquela ativação que foi fechada, como irá funcionar?


Essas e outras dúvidas pairam a cabeça de um formando que não quer perder nenhum ponto importante no grande dia. Para ajudar nessa etapa de esclarecimento, vamos mostrar como funciona o roteiro que conduz o baile de formatura e, indicar algumas possibilidades e quando é a melhor hora para cada uma delas, só uma agência com muita experiência pode te passar com toda certeza o caminho para ter o melhor baile de formatura da sua vida.

Um baile de formatura requer muita atenção em cada detalhe, afinal, os convidados reparam mesmo em tudo, e queremos que a surpresa seja sempre positiva. Portanto o cronograma é específico para cada caso, por depender de um ponto bem importante: O local da festa. Sim, ele determina tudo, pode variar em suas configurações e disposições de mobília, palco e buffet, o que acarreta diretamente em como será o andamento do baile. Espaços de eventos como casas de show, possuem estrutura pronta para entregar um evento, afinal, o palco já está posto e certamente tem a estrutura de locomoção entre palco/camarim pensada com antecedência, é só o seu artista subir, passar o som e dar seu show. Já espaços como pavilhões requer que seja montada toda estrutura de palco, tal estrutura tem seu preço e tempo para ficar pronta, as vezes pode exigir que seja montada com alguns dais de antecedência ao baile.


As mesas: Elas ocupam boa parte do espaço, tanto que são fator determinante para a escolha do espaço.


O Lounge: Ele pode ser simples ou ser o elemento de maior dificuldade caso haja uma super produção para esse espaço, para que seja pensado e executado com sucesso, o lounge é adaptado para cada festa, cada espaço e cada orçamento.


O buffet: Para que você e seus convidados aproveitem o melhor do serviço do buffet contratado é necessário pensar atentamento como será feita a montagem dele, onde será montada a cozinha até onde os convidados irão se servir. Mais uma vez o espaço determina esse fator, por que? Alguns espaços também já contam com a cozinha pronta - muitos deles exigem que o serviço de buffet seja próprio deles também -. Mas não é sempre, espaços em pavilhões não possuem na maioria das vezes estrutura para uma cozinha, nesse caso requer que seja montada toda a estrutura necessária para evitar que a comida esteja fria, afinal, queremos comida quentinha e feita na hora.



Pois bem, agora vamos as vias de fato: O Cronograma. Quando você chegar ao baile, vai perceber que existe um percurso a ser seguido, para que tenha o melhor proveito de todos os serviços, então vamos lá:


A Entrada

No horário indicado no convite serão abertas as portas do evento e em alguns minutos você estará dentro da sua tão esperada festa.


Ponto de Foto

Agora é hora de tirar as fotos para o seu álbum de formatura. Os pontos de foto podem variar na quantidade e diversidade. A questão é que eles servem para você ter as melhores fotos de formatura. Não deixe de fazer as fotos, elas valem muito a pena MESMO.


Achar sua Mesa

Claro que você não sabe e nem precisa saber a ordem das mesas, mesmo tendo acesso a planta no momento de escolher. No dia do baile sempre terá algum staff preparado para te ajudar encontra-la e te levar até ela. Mas atenção: as mesas são de no máximo 10 lugares, não há possibilidade de incluir cadeiras extras, afinal, você não quer atrapalhar a passagem do coleguinha da mesa ao lado, não é mesmo?


Buffet e Bares

Eles também seguem um cronograma, principalmente o buffet que conta com entrada, jantar, petiscos, lanches e café da manhã, todos eles possuem um horário específico para ser servido. O jantar, por exemplo, que é o mais importante é servido sempre após a valsa. Já para os bares é um pouco diferente, ele abre junto com a festa e vai até o final, contando com horário específico apenas se houver alguma ativação de bebida – exemplo de alguma promoção de alguma marca que faz um boom para servir determinada bebida – nesse quesito a criatividade pode rolar solta e ser um momento bem divertido para todos.


Valsa

Ela é sempre muito aguardada, principalmente pelos pais e padrinhos, é um momento muito importante e emocionante da noite. A duração dela varia de acordo com a quantidade de formandos. Logo após a valsa tem aquela foto com todos os formandos e eventualmente o brinde dos formandos.





Atrações Musicais


A partir daqui a festa se completa, é o momento em que as atrações musicais começam a se apresentar no palco e animar a galera. A quantidade de atrações varia de acordo com o orçamento da festa, pode ser bandas de formatura convencionais que costumam cobrar um valor acessível ou, pode ser aquele artista do momento que agrada todos os formandos (ou pode ser vários deles), as atrações variam de 2 à 6 na noite. Importante que sempre tenha um DJ contratado para tocar nos intervalos dos shows.





After Party

Algumas turmas mais animadas não dispensam um bom after após o fim da festa, nesse caso eles são levados para outro espaço próximo para continuar a comemoração. Verifique junto a sua comissão para ver a possibilidade incluir um after party no seu projeto.


Duração da Festa

Desde a abertura do evento até o seu fim, decorrem algumas horas. Geralmente esse período varia entre 4 e 6 horas de festa no total. Mas não é via de regra, em alguns casos a festa pode chegar há 9 horas de duração, ou ate mesmo 12 horas se houver um after – essa duração não é para os fracos, a turma que escolhe essa duração costuma ser bem animada.

Para que tudo isso seja realizado com sucesso, um baile de formatura envolve dezenas de profissionais staff’s que são contratados para diversas funções com um único objetivo: tornar sua festa inesquecível.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como funciona o roteiro do baile de formatura, é só se reunir com a sua comissão e decidirem o que melhor se encaixa no evento que vocês querem proporcionar para os formandos e convidados. A partir daí é só aguardar ansiosamente o grande dia e se divertir MUITO.


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