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Como funciona a gestão financeira de uma formatura?


Quando falamos em gestão financeira é comum que as pessoas já sintam um certo desânimo e preocupação. Muitas vezes porque essas pessoas não estão acostumadas ou não possuem aptidão na área financeira. Falar sobre gestão financeira de um baile de formatura então, pode parecer ainda mais complexo, já que não é natural das pessoas saberem como funcionam esses processos. Diferente de qualquer planejamento financeiro comum (aqueles que adotamos para a vida e estamos acostumados a lidar mesmo que superficialmente), isso porque um baile de formatura é um grande evento, para muitas pessoas e requer muito cuidado em cada item para que no dia do baile de formatura tudo esteja exatamente como o esperado.

Quando uma comissão de formatura procura uma agência de formaturas, logo se depara com duas perguntas cruciais para a elaboração de um projeto inicial - aquele que vai desenrolar até virar o projeto final - são elas: "Quantos formandos?" e "Qual valor cada formando está disposto a investir?".

Essas perguntas servem para que a agência consiga fazer um alinhamento básico para apresentar para a comissão, e a partir desse projeto determinar o que de fato estará presente no grande dia. Mas como as agências montam esse orçamento inicial? Com base na sua experiência no mercado! Por já ter realizado centenas de eventos do mesmo tipo, as agências conseguem mensurar um valor médio para cada item a ser pago com a verba total de arrecadação do baile de formatura. Saber a quantidade de formandos e quanto estão dispostos a pagar é fundamental para estipular alguns itens que fazem total diferença na hora de preparar um projeto.

Por alto, um baile de formatura exige atenção para alguns pilares, eles são os mais importantes e, em consequência, os que mais gastam uma parcela significativa do orçamento total. São eles:


  • ATRAÇÃO

Uma festa só festa quando tem música, não é? Por isso é comum os bailes de formatura contarem como shows de artistas, além do DJ que vai tocar durante a festa. Em maioria as comissões gostam de escolher uma boa banda para animar os formandos e convidados também é comum ter mais de uma atração musical além da tradicional banda de formatura, aquela que vai abrir o baile. Esse item pode significar muito no seu orçamento, dependendo das atrações escolhidas para a festa.

  • BUFFET

Assim como atração musical, não se faz um baile de formatura sem comida. O buffet é um ponto bem delicado do orçamento, primeiro a comissão de formatura precisa escolher o buffet, para isso são oferecidas degustações nas empresas que fornecem esse serviço, para que seja avaliada a qualidade e o cardápio disponível, depois vem a hora de definir tudo o que entrará no cardápio da festa. O valor do buffet por pessoa pode variar muito, tendo em vista a variedade de pratos oferecidos para o jantar, vai da comissão escolher o que melhor cabe nos gostos de cada um e no bolso também. Vale ressaltar que o buffet não cuida só do jantar, mas também das entradas, lanche da madrugada, mesa de café, mesa de petiscos entre outros. É um ponto bem importante e requer bastante atenção para não estourar o orçamento.


  • LOCAL E DECORAÇÃO

Lembra das duas perguntas fundamentais que falamos no inicio do artigo? Então, quando solicitado o número de formandos é para ter ideia de qual espaço é o mais indicado para atender o baile de formatura em questão. Com esse número podemos medir quantas pessoas - entre formandos e convidados- estarão presentes na festa assim é escolhido o melhor espaço para que ninguém fique desconfortável dentro de uma festa apertada. O outro ponto é a decoração da festa, ela vai de acordo com o que a comissão de formatura propõe. Ela pode ser temática ou clássica, ter muitos elementos ou ser mais intimista, isso vai das escolhas e da característica que a turma em formação quer transmitir. É um item que vale ter muita atenção, já que é o primeiro ponto que os seus convidados e familiares irão reparar quando chegar na festa e pode significar uma quantia importante dentro do orçamento da formatura.


Depois desses itens listados entram dezenas de pequenos ajustes que individualmente não significam muito dentro da verba disposta, mas que são fundamentais para a execução do baile de formatura, são itens relacionados a staff, logística, montagem de estrutura - em espaços como pavilhões de eventos-, palco, iluminação, segurança e licenças. Eles são fundamentais para que o seu baile de formatura seja um sucesso. Agora que você já sabe onde deve focar sua atenção no projeto de formatura é só falar com a Foto Clique Formaturas e começar a planejar o seu sonho junto com a gente!


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